Telefon mülakatına hazırlıklı olmak için bilmeniz gerekenler

Birçok işveren ve insan kaynakları yöneticisi, başvuran adayları değerlendirmek ve elemek için telefon görüşmelerini kullanır. Basit bir telefon görüşmesi, iş için doğru becerilere ve deneyime sahip iş arayanları incelemenin hızlı ve kolay bir yoludur, bu nedenle profesyonel değerinizi kanıtlamak ve online veya yüz yüze görüşmeye çağrılmak için şansınızı artırmak size kalmıştır.

Görüşmeden önce, görüşme sırasında ve sonrasında potansiyel işverenleri telefonda etkilemek için kendinizi hazırlamanın birçok yolu vardır. Size bir iş teklifi almanıza yardımcı olacak başarılı bir telefonla mülakat görüşmesi yapmak için en iyi ipuçlarından bazılarını derledik.

Telefonla mülakat görüşmeleri neden önemlidir?

İnsan kaynakları görevlilerinin ve insan kaynakları yöneticilerinin açık bir pozisyon için, işe alırken potansiyel adayları incelemek için kullandığı üç ana adım vardır: iş başvuruları, telefon görüşmeleri ve yüz yüze veya online (internetten) görüşmeler.

Cv özgeçmişiniz iş pozisyonu için uygunsa, başvuru sürecinden bir sonraki aşamaya geçeceksiniz, ki bu genellikle basit ama açıklayıcı bir telefon görüşmesidir, burada bazı temel mülakat sorularının sorulacağı ve açıklığa kavuşturulacağı aşikar. Özgeçmişinizden bilgiler gibi.

Rekabetin yüksek olduğu iş pozisyonlarında ve sektörlerde, telefon görüşmeleri işe alma sürecinde ilerleyip ilerlemeyeceğinizi belirlemede önemli bir rol oynar. Hazırlıksızsanız, şirketi araştırmak için önceden zaman ayırmadıysanız, genel telefon görüşmesi sorularına cevaplar verebilen ve herhangi bir teknik zorluk veya kesintiden kaçınmak için önceden planlanan başka bir adaya kaybedebilirsiniz.

Telefon görüşmeleri, insan kaynakları uzmanlarına ve insan kaynakları yöneticilerine aşağıdaki konularda yardımcı olabilir:

Kişiliğinizin şirketin kültürüne uygun olup olmadığını belirlerler: Bazı şirketler için kültür, yeni işe alımların uygun olmasını sağlamanın önemli bir parçasıdır ve bir telefon görüşmesi, kişiliğinizin ekip üyeleriniz, yöneticileriniz veya iş arkadaşlarınızla eşleşip eşleşmeyeceğini göstermeye yardımcı olabilir. Örneğin, telefonda nasıl davrandığınız sizi utangaç, dışa dönük, kendinden emin, resmi veya sıradan gösterebilir.

Sözlü iletişim becerilerinizin ne kadar güçlü olduğunu öğrenirler: Pozisyon, müşteriler veya müşterilerle konuşmanızı veya diğer personele yeni bilgiler sunmanızı gerektirecekse, sözlü olarak ne kadar iyi iletişim kurduğunuz rolün önemli bir parçasıdır. Başkalarıyla ne kadar iyi konuştuğunuzu ve aramalar yaparken, müşteri hizmetleri sorunlarını ele alırken veya sunum yaparken kendinizi profesyonelce ve güvenli bir şekilde idare edip edemeyeceğinizi ölçmek söz konusu olduğunda kısa bir arama oldukça bilgilendirici olabilir.

Başvuru ayrıntılarınızı onaylamak veya netleştirmek: Bazen özgeçmişiniz bir insan kaynakları görevlisine veya müdürüne sahip olmak istedikleri kadar bilgi vermez. Örneğin, potansiyel işverenlerin herhangi bir kariyer boşluğu, önceki bir işverenden ayrılma nedenleri veya bitmemiş eğitim çabaları hakkında daha fazla bilgi edinmek istemesi yaygındır. Telefon görüşmeleri, başvurunuzla ilgili belirsiz veya çok kısa olabilecek ayrıntıları onaylamalarına olanak tanıyarak nitelikli bir başvuru sahibi olup olmadığınızı açıklığa kavuşturur.

Size şirket hakkında daha fazla bilgi vermek: Hafta sonları çalışmak veya sık seyahat etmek gibi bazı pozisyonların özel gereksinimleri vardır. Telefon görüşmeleri, potansiyel işverenlerin size alışılmadık veya zor gereksinimleri açıklamasına olanak tanır. Bu size pozisyonu sürdürmek isteyip istemediğinize karar verme şansı verir ve insan kaynakları müdürüne, resmi bir mülakata zaman ayırmadan önce işin ne gerektireceğini tam olarak bilmenizi sağlar.

Yüz yüze görüşmelerde zamandan ve paradan tasarruf edilmesini sağlar: Üst düzey pozisyonlarda, insan kaynakları görevlileri bazen başka bir şehir veya ülkelerdeki adayları aramak zorunda kalırlar, bu da genellikle yüz yüze görüşmeye gidip gelirken seyahat masraflarını ödemek zorunda oldukları anlamına gelir. Telefon görüşmeleri, uçuşlarda, taksilerde ve otellerde paradan tasarruf etmenin yanı sıra, uygun olmayan adaylarla mülakat yapmak için harcanan zamandan tasarruf sağlayabilir.

Telefonla mülakat görüşmesine nasıl hazırlanılmalı

Görüşmeniz ister yüz yüze ister telefonla olsun, kendinizi önceden hazırlarsanız başarılı olma olasılığınız artar. İşte bir telefon mülakatı görüşmesine başlamadan önce en iyi adımlarınızı ortaya koymak için hazırlanmanın bazı yolları.

1. Şirketi araştırın

İnsan kaynakları müdürü veya görevlisi ile konuşmadan önce görüşme yaptığınız şirket hakkında mümkün olduğunca çok şey bilmek, telefon görüşmeniz söz konusu olduğunda sizi doğru yola sokmanıza yardımcı olacaktır.

Şirket hakkında yaptıkları, geçmişi ve dikkate değer başarıları veya projeleri gibi temel bilgileri öğrenin. Şirketin ne yaptığına ve vizyonunun  neye benzediğine dair kapsamlı bir genel bakış elde etmek için şirketin web sitesini, sosyal medya sayfalarını, LinkedIn profilini inceleyin.

2. Ufak not kağıtları hazırlayın

Telefon görüşmelerinin faydalarından biri, kimsenin önünüzde not alıp almadığınızı görememesidir. Şirketle ilgili bazı bilgileri not alın ve uygun gibi görünen kendi projelerinizi bulmaya çalışın. Karınızı ne kadar artırdığınız veya kaç yeni müşteri kazandığınız gibi başarılı projelerden referans almak istediğiniz sayıları not edin.

Ayrıca sormak istediğiniz soruları veya uygunsuz mülakat sorularını nasıl ele alabileceğinize dair sorular da yazabilirsiniz, böylece bu sorular sorulduğunda tökezlememiş olursunuz.

Notlarınızı açık tutun ve yalnızca referans olarak kullanın. Onları kelimesi kelimesine okumak, bir soruyu konuşarak cevaplamaktan çok farklı gelecektir, bu da görüşmeyi yardım olmadan geçebileceğinizden emin olmadığınızı ortaya çıkaracaktır.

3. Telefon görüşmelerinizi netleştirin

Bazen insan kaynakları temsilcileri önceden haber vermeden sizi arayabilirler. Bu genellikle zahmetli olsa da, tahmin etmek imkansızdır. Bu, bir iş aramaya başladığınızda, telefonunuzun ekranında bilinmeyen bir numara belirse bile aramaları nasıl cevaplayacağınız konusunda dikkatli olmanız gerektiği anlamına gelir.

Tanımadığınız bir numaradan arama alırsanız, sesli mesaja gitmesine izin verebilir veya cevaplayabilirsiniz. Potansiyel bir işveren arıyorsa ve konuşamıyorsanız, yeniden planlayıp planlayamayacağınızı ve ne zaman planlayabileceğinizi sorun. Başka bir zamanda konuşmak isteyebilirsiniz, özellikle arama beklenmedik olduğu için.

4. Bir arkadaş veya aile üyesi ile pratik yapın

Herkes telefonda konuşmaktan hoşlanmaz. Bu insanlardan biriyseniz, güçlü ve zayıf yönlerinizi anlamak için bir arkadaşınız, aile üyeniz veya meslektaşınızla telefon görüşmesi yapın. Örneğin, çok sık “um” veya “ım” mu diyorsunuz? Diğer konuşmacının sözünü mü kesiyorsunuz?

Potansiyel bir işveren tarafından sorulduğunda ne söylemek istediğinizi bilmek için ortak mülakat soruları ve cevaplarını prova edin. Telefonda konuşmaya alışmak, iş görüşmesi gerginliklerinizden bazılarından kurtulmanıza yardımcı olabilir.

5. Kendi mülakat sorularınızı hazırlayın

Bir iş görüşmesinin sonunda sorulacak birkaç soruya sahip olmak, potansiyel işverenleri etkiler ve şirket hakkında bilgi toplamanıza yardımcı olur. Ne kadar çok bilirseniz, kendinizi orada çalışırken görüp göremeyeceğinize karar vermeniz o kadar kolay olacaktır.

6. Görüşme ayrıntılarını tekrar kontrol edin

Bir telefon görüşmesinde tarih, saat ve telefon numarası önemli ayrıntılardır. Ne zaman, hangi saat diliminde gerçekleştiğini ve kimin kimi aradığını onaylayın. Telefon görüşmesini, sessiz bir ortama erişebileceğinizi ve her şeyin sorunsuz ilerlemesi için iyi cep telefonu sinyaline sahip olacağınızı bildiğiniz bir zaman için planlayın.

Aynı zamanda, konuşacağınız kişinin adını bilmek ve ona nasıl doğru hitap edeceğinizi bildiğinizden emin olmak da iyi bir fikirdir. Nasıl hitap edeceğini bildiğinden emin değilseniz, telefon görüşmesinin başında onlara sorabilirsiniz.

7. Özgeçmişinizi yazdırın

Sizi arayan insan kaynakları görevlisi veya müdürü muhtemelen sizden özgeçmişinizde onlara rehberlik etmenizi isteyecektir, her ne kadar kendi özgeçmişiniz olsa bile özgeçmişiniz önünüzde değilse görüşmenin heyecanı ve stresi ile kafanız karışabilir. Ve hatta biri beklerken onu bulmak için uğraşmak istemezsiniz. Bu yüzden telefon görüşmesinden önce özgeçmişinizin yazdırın, elinizin altında olsun.

8. Bilgisayarınızı hazırlayın

İster dizüstü ister masaüstü bilgisayar kullanmayı tercih edin, telefon görüşmeniz için hazır olmasını planlayın. Şarj edildiğinden, güncellendiğinden ve sesinizin kapalı olduğundan emin olun. Tarayıcınızda şirket web sitesini, sosyal medya sayfalarını veya diğer ilgili sekmeleri ve iş ilanını açık tutun.

Çok fazla veya çok sık yazmamaya çalışın çünkü telefonda duyulabilir, bu da dikkatinizin dağılmasına neden olur.

9. Sesli mesajınızı güncelleyin

İş görüşmesi aramanızı kaçırırsanız veya bir insan kaynakları görevlisi veya müdürü planlanmamış bir görüşme için size ulaşmaya çalışırsa, sesli mesajınıza gidebilir. Mesajınız profesyonelce veya uygunsuzsa, yeniden planlama fırsatı bulamayabilirsiniz.

Herhangi bir iş araması sırasında, sesli mesajınızın kibar, profesyonel ve anlaşılır olduğundan emin olun.

Örneğin, şuna benzer bir şey kullanın:

“Merhaba, [adınız] ulaştınız. Şu anda telefona cevap veremiyorum ama mesaj bırakırsanız mümkün olan en kısa sürede size geri döneceğim.”

Mesajınızı kaydederken sessiz bir alan seçin ve trafikten, ev halkından veya TV’nizden veya müzik çalarınızdan gelen arka plan gürültüsünü en aza indirin.

10. Telefonunuzu şarj edin

Telefon görüşmeniz için sabit hat kullanmıyorsanız, cep telefonunuzun tamamen şarj edilmiş ve kullanıma hazır olduğundan emin olun ve her ihtimale karşı şarj kablonuzu yanınızda bulundurun. Görüşmenizi kesintiye neden olmadan telefonunuzu kolayca takabileceğiniz bir odada yapın.

11. LinkedIn’de görüştüğünüz kişiyi arayın

Görüşmeniz gerçekleşmeden önce, görüşmecinizi LinkedIn’de bulun. Şirketteki rollerini, orada ne kadar süredir bulunduklarını ve onları şu anda bulundukları yere nasıl bir profesyonel yolla geldiklerini not edin.

Mezun olduğunuz bir okul, gönüllülük deneyimi veya hatta karşılıklı bir bağlantı gibi ortak olarak paylaştığınız deneyim veya geçmişe bakın. Sizinle görüşme yapan kişi arasında kişisel bir bağ oluşturmak için görüşmede paylaşılan deneyimleri veya ilgili tanıdıklarınızı ortaya koyun.

12. Kesintilerden kaçının

Telefon görüşmeniz için sessiz, ayak üstü olmayan bir oda seçin. Ev halkına bölgenin ne zaman yasak olacağını ve herhangi bir evcil hayvan veya çocuğa kapıyı kapatacağını veya kilitleyeceğini bildirin. İşteyken bir telefon görüşmesi planlamanız gerekiyorsa, bunu bir mola sırasında yapın.

Hazır olacağınızı bildiğiniz ve odaklanmış, kesintisiz bir görüşme yapabileceğiniz bir zaman seçin.

13. Rahatlayın rahat olun

Telefon görüşmeniz için elinizden gelen her şeyi yaptıysanız, strese girmenize gerek yok. Rahatlamaya çalışın çünkü stresiniz sesinize yansıyabilir ve sesiniz belirsiz veya huzursuz olabilir. Derin bir nefes alın ve görüşmeyi ilginç bir sohbet ve öğrenme fırsatı olarak değerlendirin.

Telefonlu mülakat görüşmesi nasıl daha iyi yapılır?

Telefon görüşmeniz için hazırlanmak sizi rekabette birkaç adım öne çıkarır, ancak yine de potansiyel işvereninizi etkilerken ve mesleki becerilerinizi ve deneyiminizi sergilerken, görüşmenin kendisini gerçekleştirmeniz gerekecektir.

İnsan kaynakları müdürü veya insan kaynakları görevlisi ile konuşurken kullanabileceğiniz bazı telefonlu mülakat görüşmesi için ipuçlarını listeledik.

1. Aramayı profesyonelce yanıtlayın

Telefon görüşmeniz için aramayı cevapladığınızda, sadece “Merhaba?” demekten kaçının. Bunun yerine şunları tercih edin:

• İyi günler, ben [adınız].
• Merhaba, ben [adınız].
• Merhaba, ben [Adınız] buyurun.

Bu karşılamaların tümü, görüşmecinin doğru kişiyle konuştuğundan emin olma ve telefonda profesyonelce konuşmaya alışmışsınız gibi görünmenizi sağlama ihtiyacını ortadan kaldırır.

2. Dakik olun

Yüz yüze bir görüşme olmasa da, yine de zamanında telefon mülakatına katılmanız önemlidir. Görüşeceğiniz kişi sizi arıyorsa, aradıklarında telefonu cevaplamaya hazır olduğunuzdan emin olun.

Eğer sizin onları aramanız gerekiyorsa, birlikte planladığınız saatte arayın. Onları çok erken ararsanız, görüşmeniz için hazır olmayabilirler. Çok geç ararsan hazırlıksız ve düzensiz görünürsün.

3. Şevkle konuşun

Ses tonunuz ve yüz ifadeleriniz, görüşmeyi yapan kişi yüzünüzü göremese bile, bir telefon görüşmesi sırasında sizi meşgul ve ilgili hissettirmede uzun bir yol kat edebilir. Çünkü ifadelerinizi veya sorularınızı vurgulamak için beden dilini kullanamazsınız, gülümsemeye çalışın, tonlama yapın ve mülakat sorularını cevaplarken konuşma şeklinize kişiliğinizi enjekte edin.

Mülakatı yapan kişinin sizi duyabilmesi ve tekdüze olmaktan kaçınması için tutarlı bir ses seviyesinde konuşun.

4. Yeteneklerinizi belirtin

Bir telefon görüşmesinde, kendinizi yüz yüze yaptığınız kadar satmanız gerekir. Deneyiminiz, başarılarınız ve profesyonel başarılarınız hakkında konuşun. İş tanımından ilgili beceri ve gereksinimleri alın ve sizi uygun kılan yeteneklerle doğrudan bağlantılar kurun.

Taleplerinizi verilerle sunabilmeniz için, elde ettiğiniz belirli sayılar ve ölçülebilir sonuçlar için notlarınıza başvurun.

5. Uygun olduğunda doğru isimler kullanın

Mümkünse, soruları yanıtlarken şirket adını ve görüşmecinizin adını kullanın. Örneğin, insan kaynakları müdürü size pozisyon için neden uygun olduğunuzu sorarsa, cevabınıza “Sanırım [şirket adı] için çok uygun olacağımı düşünüyorum çünkü …” diye devam edin.

Görüşmenin sonunda, insan kaynakları müdürüne zaman ayırdığı için adıyla teşekkür edin, “Zaman ayırdığınız için çok teşekkürler, [görüştüğünüz kişinin adı]. Gerçekten sizi takdir ediyorum.”

Bu, sizinle şirket arasında kişisel bir bağlantı yaratır ve sizinle mülakat yapan kişi arasında öne çıkmanıza ve diğer olası adaylar karşısında fark edilmenize yardımcı olur.

6. Yanıtlarınızı optimize edin

Cevaplarınızı açık ve net tutun. Telefon görüşmelerinin genellikle ofis içi meslektaşlarından daha hızlı olması amaçlanır, bu nedenle zamana dikkat edin ve yanıtlarınızı kısa tutun. Daireler içinde konuşmaktan veya aşırı açıklamaktan kaçının. İnsan kaynakları görevlisi, söylediğiniz bir şey hakkında daha fazla bilgi edinmek isterse, soracaktır.

7. Kibar olun

Birbirinizi göremediğiniz için, bir telefon görüşmesi sırasında sizin ve görüşmeyi yapan kişinin yanlışlıkla birbirinizin sözlerini kesmesi kolaydır. Bu olursa, önce insan kaynakları müdürünün konuşmasına izin verin. Yanlış söyleseler bile, onlar hakkında konuşma. Bunun yerine, bitirmelerini bekleyin ve ardından açıklama sağlayın.

Davranışlarınıza dikkat edin ve istemeden onları kestiyseniz veya yarıda keserseniz özür dilemeyi unutmayın.

8. Not alın

Telefon görüşmeniz sırasında, hatırlamak istediğiniz şirket veya iş hakkında notlar almaktan çekinmeyin. Bu, şirketin sunduğu avantajlarla ilgili ayrıntıları veya işe alındıysanız kullanmayı öğrenmeniz gereken belirli programları içerebilir.

Bu, yüz yüze görüşme sırasında size yardımcı olacak rol ve şirket hakkında bilgi edinme şansı verebilir. Mümkünse, arka planda tuş vuruşlarının gürültüsünü önlemek için yazılı olarak veya dokunmatik ekranda notlar alın; bu, görüşmeyi yapan kişi konuşurken dikkatinizin dağılması nedeniyle yanlış yorumlayabilir.

9. Etrafta dolanmayın

Telefon görüşmeniz sürerken oturun ve yerinizde kalın. Ortalıkta dolanmayın veya mutfağınızı düzenlemeyin. Görüşmeyi yapan kişi arka plan gürültüsünü duyabilecektir ve eğer bulaşık makinesini boşaltmış veya kaynayan yemeği söndürmek için koşuyormuşsunuz gibi geliyorsa, görüşmeyi ciddiye almıyormuşsunuz gibi görünmenizi sağlar.

Bir masa veya masada rahat bir sandalye seçin ve gürültüyü en aza indirmek ve sizi odaklanmaya teşvik etmek için görüşme süresince orada kalmayı tercih edin.

10. Maaş sorularından kaçının

Telefon görüşmesi işe alma sürecinin ilk adımlarından biri olduğu için, maaş beklentileri ve avantajları hakkındaki sorularınızı bir sonraki görüşmeye bırakın. Bu görüşmenin amacı, hem sizin hem de insan kaynakları müdürünün uygunluğu belirlemesine yardımcı olmaktır ve şu anda maaş hakkında sorular sormak uygunsuz bir davranış olabilir.

11. Sonraki adımları sorun

Telefon görüşmenizin sonunda, işe alma sürecinin geri kalanını ve sonraki adımların ne olacağını sorun. Ayrıca, görüşmeden sonra başka sorularınız varsa, ne zaman yanıt almayı bekleyeceğinizi ve iletişime geçmenin en iyi yolunun ne olduğunu da sorabilirsiniz.

Telefonla mülakat görüşmesinden sonra yapılması gerekenler

Telefon görüşmeniz bittiğinde, ilgilenmeniz ve değerlendirmeniz gereken birkaç ek görev daha sizi bekliyor.

1. Notlarınızı özetleyin

Görüşme sırasında aldığınız notlar muhtemelen kısadır veya görüşmeyi yapan kişinin konuşmasını dinlerken hızlı bir şekilde karaladığınız notlardır. Notlarınızı temize çekmek için birkaç dakikanızı ayırın. Bu, yüz yüze görüşme için bir çağrıldığınızda işinize yarayacak önemli bir detaydır.

2. Bir teşekkür e-postası gönderin

Görüşmenizden sonra, sizinle görüşmeyi yapan insan kaynakları görevlisine veya müdürüne hızlı bir teşekkür maili gönderin. İşte kullanabileceğiniz temel bir şablon:

Merhaba [görüştüğünüz kişinin adı],

Bugün benimle görüştüğünüz, zaman ayırdığınız için tekrar teşekkürler. Umarım yakında sizden tekrar haber alırım.

Başka sorularınız varsa, lütfen benimle iletişime geçmekten çekinmeyin.

Sevgilerimle,

[Adınız Soyadınız]

3. İşi isteyip istemediğinize karar verin

Bir telefonla mülakat görüşmesinden sonra, başvurduğunuz pozisyonun size uygun olup olmadığı konusunda daha iyi bir fikre sahip olmalısınız. Mülakat sorularına ve insan kaynakları müdürünün cevaplarınıza tepkisine dayanarak, eğer teklif edilirse yüz yüze veya video mülakata katılmak isteyip istemediğinizi ölçebilmelisiniz.

Son söz

Görüşülen kişi olmak, telefon görüşmeleri sırasında bile stresli ve rahatsız edici olabilir. Önceden hazırlanarak, görüşme sırasında profesyonelce ve saygılı davranarak ve insan kaynakları müdürüne zaman ayırdığı için teşekkür ederek, olumlu bir izlenim bırakma ve bir yüz yüze görüşme yapma şansınızı artıracaksınız.

Kibar olun, dikkat dağıtıcı unsurları en aza indirin ve telefon görüşmenizi unutulmaz kılmak için becerilerinizi satarak potansiyel işverenlerin aklında kalmanızı sağlayın.