Sanal Asistan Olmak İçin Bilmeniz Gerekenler

Yıllarca deneyim veya uzmanlık derecesi gerektirmeden istediğiniz zaman ve istediğimiz yerde çalışmanıza izin veren bir işe ihtiyacınız var. Arkadaşlarınızın organize olmak, programlarını ayarlamak veya idari görevlerle ilgilenmek için yardıma ihtiyaç duyduklarında sık sık başvurdukları kişiyseniz, sanal asistan olarak bir kariyer planlamak sizin için doğru seçim olabilir.

Sanal asistanlar evden veya internet bağlantısı olan herhangi bir yerden çalışabilir ve birçoğu istedikleri kadar çok veya birkaç saat çalışarak kendi programlarını belirler. Sanal asistanların neler yaptığını, ne kadar kazandıklarını, kaç saat çalıştıklarını merak ediyorsanız ve sanal asistanlık kariyerinize nasıl başlayabileceğinizi öğrenmek istiyorsanız daha fazla bilgi edinmenizin vakti geldi demektir.

Sanal Asistan Nedir?

Bir sanal asistan, birçok yönden bir yönetici veya idari asistana benzer. Yöneticilere, işletme sahiplerine ve girişimcilere destek sağlayarak, bu bireylerin işlerini yürütmek için gereken daha önemli ve acil görevlere odaklanmalarına olanak tanır.

Genel olarak konuşursak, bir sanal asistan aşağıdaki gibi görevlerden, programlardan sorumludur:

• Bir müşterinin takvimini organize etmek ve randevuları ve toplantıları planlamak
• Bir müşterinin e-posta mesajlarını okuma ve yanıtlama
• Müşterilere yaklaşan randevular ve toplantılar hakkında hatırlatıcılar gönderme
• Seyahat rezervasyonu ve düzenlemeleri yapma
• Rezervasyon randevuları (diş hekimi veya doktor ziyaretleri gibi kişisel randevular dahil)
• Genellikle Dropbox veya Google Drive kullanarak veri girişi ve dosya organizasyonu
• Müşteriler adına fatura gönderme
• Müşterilerin faturalarını ödemek
• Müşterilerin malzeme ve ihtiyaçlarını sipariş etmek
• Müşterilerin sosyal medya hesaplarını güncelleme ve bakımını yapma
• Müşterilerin e-posta bültenlerini veya bloglarını yönetme
• Müşterilerin bordrolarını tamamlamak
• Belgelerin transkripsiyonu

Herhangi bir sektördeki müşterilerle sanal asistan olarak çalışabilseniz de, birçok kişi emlak, eğitim, hukuk veya tıp gibi belirli bir alanda uzmanlaşmayı ve çalışmayı tercih eder. Bazı sanal asistanlar özellikle girişimcilerle veya yeni kurulan şirketlerle çalışmaya odaklanır.

Fotoğrafçılık, pazarlama, grafik veya web tasarımı gibi ek becerilere sahipseniz, bu hizmetleri müşterilerinize temel sanal asistanlık görevlerinin yanı sıra sunabilirsiniz.

Sanal Asistan Olarak İhtiyacınız Olan Beceriler

Sanal asistan olmak için özel veya ileri bir dereceye ihtiyacınız olmasa da, bu herkes için mutlaka geçerli değildir. Sanal asistanlar belirli alanlarda üstün olma eğilimindedir ve genellikle işlerinde gelişmelerini sağlayan doğuştan veya öğrenilmiş becerilere sahiptir.

Sanal asistanlık mesleğini iyi yapmak için sahip olmanız veya geliştirmeniz gereken becerilerden bazıları şunlardır:

• Zaman Yönetimi Becerileri: Bir sanal asistan olarak, yalnızca kendi zamanınızı ve programınızı değil, müşterilerinizin zamanını ve programını da yönetmekten sorumlusunuz. Bu, ilk önce en acil konularla ilgilenmek için her gün görevlerinize öncelik vermeniz gerektiği anlamına gelir. Ayrıca, her şeyi son tarihe kadar tamamlamak için aynı anda birden fazla projeye sihirbazlık yapabilmeniz gerekir.
• Becerileri Düzenleme: Müşteri listenizi bir sanal asistan olarak oluşturmaya başladığınızda, çoğu zaman aynı anda veya gün boyunca birden fazla görevle ilgilenmeniz gerekir. Her şeyin hesaba katılması ve çatlaklardan hiçbir şeyin sızmaması için bir sistem oluşturma yeteneğine sahip olmalısınız. Müşterileriniz belgelerini, e-postalarını ve telefon görüşmelerini yönetmek için sizi işe alırsa, hiçbir şeyin kaybolmaması veya yanlış müşterinin dosyasında kalmaması için organize olmalısınız.
• Kişilerarası Beceriler: Sanal asistan olarak geçirdiğiniz süre boyunca çok çeşitli insanlarla karşılaşmanız olasıdır. Birlikte çalıştığınız veya tanıştığınız herkesle doğal olarak anlaşamayabilirsiniz, ancak onlarla arkadaşça ve profesyonel bir şekilde etkileşim kurmanız yine de çok önemlidir. Başkaları için empati kurmak, müşterilerinizle bağlantı kurduğunuzda ve müşterinizin ortakları ve müşterileriyle iletişim kurduğunuzda kullanışlı hale gelir.
• İletişim Becerileri: İletişim becerileri, kişilerarası becerilerle ortak bir beceridir. İster bir toplantı ayarlamaya ister onlar adına bir sipariş vermeye çalışıyor olun, müşterinizin ihtiyaçlarını iletişim kurduğunuz kişilere nasıl etkili bir şekilde ileteceğinizi bilmeniz gerekir. Profesyonel bir telefon davranışına sahip olmak ve etkili e-postaların nasıl gönderileceğini bilmek, yalnızca bir sanal asistanın günlük görevinde değil, aynı zamanda müşteri tabanınızı genişletmede de ilerlemenize yardımcı olabilir.
• Teknoloji Becerileri: Teknoloji olmasaydı sanal asistanın bir rolü olmazdı. Ofis yazılımı ve internet bilgisi gibi temel bilgisayar becerilerine sahip olmak çok faydalıdır. Sosyal medyada, grafik tasarım ve WordPress gibi araçlarda yolunuzu biliyorsanız, bu daha da iyi. Bazı temel kodlama bilgisine sahip olmak, ayrıca müşterilerinize pazarlama ve web sitesi projelerinde yardımcı olabileceğiniz için, sizi talep edilen bir sanal asistan yapacaktır.
• Liderlik Becerileri: Çoğu insan bir asistanın liderlik becerilerine ihtiyaç duymadığını düşünür. Ancak, toplantılar ayarlamanız veya müşterinizi ulaşılması zor olmakla ünlü bir kişiye bağlamanız gerektiğinde başkalarını yönetebilmek işe yarayabilir.
• Girişimcilik Becerileri: Bir sanal asistan olarak sık sık girişimci tarafına dokunmanız gerekir. Bu, yeni müşteriler bulma konusunda yaratıcı olmak ve kalıpların dışında düşünmek anlamına gelir. Aynı zamanda, durgun dönemlerde veya iş çok fazla (veya yetersiz) olduğunda bile, sebat etmek ve devam etmek anlamına gelir.
• İş Becerileri: Çoğu sanal asistan, kendi işleri olan serbest çalışanlardır. Küçük bir işletme sahibi olarak, insanlara nasıl fatura keseceğinizi, ücretlerinizi nasıl belirleyeceğinizi, küçük işletme vergilerini nasıl ödeyeceğinizi veya bir kiralama maliyetini. Bir müşterinin becerilerinize uygun olup olmadığını bilmeniz gerekir.

Sanal Asistan Olmak İçin İhtiyacınız Olanlar

Diğer evden çalışma işleriyle karşılaştırıldığında, başarılı bir sanal asistan olma yolu kısadır ve genellikle engelsizdir. Bir ofis ortamında hiç yönetici veya yönetici asistanı olarak çalışmadıysanız, bu rollerin tipik olarak neleri içerdiğini öğrenin. Ayrıca sanal asistan olarak yeni hayatınızı kolaylaştırmaya yardımcı olacak bazı temel ekipman ve teknolojiye de ihtiyacınız olacak.

Sanal Asistan Eğitim Programları

Sanal asistan olmak için bir derece kazanmanız gerekmese de, bu meslek, baştan beri herkesin sahip olmadığı bazı bilgi ve becerileri gerektirir. Odaklanmayı umduğunuz sektörlere bağlı olarak, belirli yazılım programlarını nasıl kullanacağınızı veya belirli bir jargonu anlamanız gerekebilir.

Kendinizi sanal asistan dünyasına alıştırmanın ve gerekli beceriler ve sorumluluklar hakkında daha fazla bilgi edinmenin bir yolu, bir eğitim programına kaydolmaktır. Gelecek vadeden bir mesleğe sahip olmak için belirli bir miktarı gözden çıkartmak gerekmekte.

Sanal asistanlık eğitim programları ve kurslar ne kadar kazanabileceğinizi garanti edemese de, size aşağıdakileri öğretmeyi vaat ediyor:

• Hangi hizmetlerin sunulacağına nasıl karar verilir
• Müşteriler ve ofis işleri nasıl yapılır
• Ücretlerinizi ayarlamak için kullanılacak oranları ve yöntemleri nasıl belirleyeceksiniz (saatlik veya proje başına gibi)
• Müşteriler nasıl yönetilir
• Programınızı nasıl ayarlayıp günlük görevleri nasıl yerine getirebilirsiniz
• Üretkenliği nasıl artırabilir veya işinizi nasıl büyütebilirsiniz

Sanal Asistan Olarak İhtiyacınız Olan Araçlar

Kariyerinizi sanal asistan olarak gelişmek için ihtiyaç duyduğunuz araçların çoğu çevrimiçi olarak mevcuttur. Bazıları ücretli bir abonelik gerektirse de, serbest çalışanlar için birçok kaynak ücretsizdir. Bir programın ücretli veya ücretsiz sürümünü kullanıp kullanmayacağınız, onu ne kadar kullandığınıza ve ihtiyacınız olan özelliklere bağlıdır.

Sanal asistanlık kariyerinize başlarken kullanışlı olabilecek bazı kaynaklar şunları içerir:

• Faturalama Yazılımı: Excel gibi bir elektronik tablo programı kullanarak faturalar oluşturabilirsiniz, ancak faturalandırma yazılımı kullanıyorsanız, vadesi gelen ve (varsa) müşterilerin ödemelerinde hangi müşterilerin geride kaldığını takip etmek çok daha kolaydır. Müşterilerinize bir hizmet olarak faturalandırmayı teklif ediyorsanız, yazılım sahip olunması gereken bir şeydir. Micro ve Paraşüt, küçük işletmeler için tasarlanmış iki programdır.
• Zaman İzleme Yazılımı: Bazı sanal asistanlar saat yerine proje başına ücret almayı tercih ederken, bir projede harcadığınız zamana göre ücret alırsanız, zamanınızı takip etmenin bir yolunu bulmanız ve belki müşterinize aktif olarak çalıştığınızı göstermeniz gerekir. İngilizceye hakimseniz Hubstaff programını tavsiye etmek isteriz. Bu program ekran görüntülerini yakalayan ve ne kadar üretken olduğunuzu izleyen bir zaman izleme programıdır. Program ayrıca fatura göndermenize izin vermek gibi tamamlayıcı özelliklere de sahiptir.
• Web Sitesi Barındırma ve İçerik Yönetimi: Müşterilerinize web tasarımı veya web sitesi yönetimi hizmetleri verseniz de vermeseniz de, işletmenizin reklamını yapmak ve müşterilerin sizi bulmasını sağlamak için bir web sitenizin olması gerekir. Web siteniz, hizmetlerinizin ve deneyiminizin bir listesini verdiğiniz yerdir. Müşteri listenizi oluştururken, mutlu müşterilerin referanslarını ve incelemelerini de dahil edebilirsiniz.
• Dosya Barındırma: Sanal asistan olarak, müşterinizin kağıt dosyalarını işleme veya sıralama konusunda endişelenmenize gerek yoktur. Ancak bazen sizden dijital dosyalarını yönetmenizi isterler. Bunu etkili bir şekilde yapmak için, dosyaları yüklemenizi ve paylaşmanızı sağlayan Dropbox gibi bir tür dosya barındırma programına erişmeniz gerekir. Her belgeyi klasörler halinde sıralayarak, müşterinizin dosyaları için bir organizasyon sistemi oluşturabilirsiniz.
• Ofis Yazılımı: Not yazmanız, belgeleri metne dönüştürmeniz, sunumlar oluşturmanız veya elektronik tabloları güncellemeniz gerekse, bir ofis yazılım paketine ihtiyacınız vardır. Office 365 ve Google Suite, hemen hemen her yerde kullanılabilen iki popüler bulut tabanlı programdır.
• Takvim ve Planlama Araçları: Büyük olasılıkla müşterileriniz için randevular ve toplantılar ayarlamanız gerekecek. Google Takvim gibi bir takvim uygulaması, sizin ve müşterilerinizin aynı sayfada kalmasına yardımcı olabilir. Uygulama, randevuları geldiğinde müşterilerinize otomatik olarak bildirim ve hatırlatıcılar gönderebilir. Sık sık birden fazla kişiyle toplantı ayarlamanız gerekiyorsa ve herkes için uygun zamanlar bulmanız gerekiyorsa, Doodle ve diğer anket yazılımı türleri gibi programlar toplantılar için en iyi zamanları belirlemenize yardımcı olabilir.

Sanal Asistan Olarak İş Bulma

Başlamak, yeni bir kariyere başlamanın en zor kısmıdır. Sanal asistan dünyasında tamamen yeniyseniz ve kimseyi tanımıyorsanız, iş bulmaya nereden başlayabilirsiniz?

Eğitim programına katıldıysanız eğer, ilk müşterilerinizle bağlantı kurmak için olası satışlar ve ipuçları almanız muhtemeldir. Bir veya iki müşteri edindiğinizde ve güvenilirlik ve verimlilik için bir itibar oluşturmaya başladığınızda, muhtemelen işinizin kendi kendini inşa ettiğini göreceksiniz.

İlk birkaç müşterinizi aramaya başladığınızda şu kaynaklara göz atın:

• Yüz Yüze Ağ Oluşturma Etkinlikleri: Programınız izin veriyorsa ve emlak, yeni başlayanlar veya küçük işletmeler gibi belirli bir alanda çalışmakla ilgileniyorsanız, bazı kartvizitleri yazdırın ve ağ etkinliklerine katılın. Potansiyel müşterilerle tanıştığınızda, hizmetlerinizi tanıtmadan önce onların ihtiyaçlarına ve endişelerine ve bir sanal asistan ile çalışmanın sorunlarını nasıl çözebileceğine odaklanın.
• Serbest veya İş İlanı Web Siteleri: Bir sanal asistan olarak evden çalışmanın en güzel yanlarından biri, her yerden müşterilerle çalışmanıza izin vermesidir. Bionluk, Fiverr veya Freelancer gibi serbest veya esnek bir iş ilanı web sitesine kaydolarak potansiyel müşterilerle bağlantı kurabilirsiniz. Sunulan herhangi bir işle devam etmeye karar vermeden önce, sitelerdeki kişilerin yorumlarını okuyun.
• İş Siteleri: Bir sanal asistan kariyerinin sunduğu esnekliği sevseniz bile, bu kendi işinizi kurmak veya müşterilerinizi yönetmek istediğiniz anlamına gelmez. Durumunuz tamda buysa, sanal asistanları ve sanal muhasebecileri şirketlerle eşleştiren LinkedIn gibi web sitelerine cv ilanlarınızı bırakabilirsiniz.
• Sosyal Medya: Sanal asistan olarak, müşterilerinize yardımcı olmak için sosyal medya becerilerinizi kullanabilirsiniz. Sosyal medya mecralarını müşteri bulmanıza yardımcı olmak için kullanmanızın tam zamanı. Becerilerinizi vurgulamak ve kendinizi tanıtmak için profesyonel sosyal medya profilleri oluşturun. Tercih ettiğiniz sosyal medya sitelerinde girişimciler ve küçük işletme sahipleri gibi potansiyel müşterilerle de bağlantı kurabilirsiniz.

Sanal Asistan Maaşları

Sanal asistan olarak ne kadar kazanmayı bekleyebileceğiniz, ne kadar çalıştığınıza ve hangi hizmetleri sağladığınıza bağlıdır. Özel bir araştırma şirketine göre sanal sekreter ve idari asistanları için ortalama yıllık maaş 2019 yılında ortalama 40.000 TL olduğunu bildiriyor.

Temel sanal asistanlık hizmetlerinin yanı sıra web sitesi tasarımı, grafik tasarım veya sosyal medya pazarlaması gibi özel hizmetler sunuyorsanız, genellikle ortalama ücret oranından daha fazlasını ücretlendirebilirsiniz.

Hızlı ve verimli bir şekilde çalışıyorsanız, genellikle saat başına değil proje başına ücretlendirmeyi değerlendirin. Örneğin, bir müşteri web sitesini güncellemenizi isterse, proje için 1.000 TL talep edebilirsiniz.

Son Tavsiyeler

Organize iseniz ve esnek bir program istiyorsanız, kariyerinize sanal asistan olarak yön verin.

Ek hizmetler sunarak veya belirli bir sektöre odaklanarak kendinizi farklılaştırmanın bir yolunu bulmak, kalabalıktan sıyrılmanıza ve müşteri bulmanızı kolaylaştırmanıza yardımcı olabilir.

İnsanlar sizi hemen bulamıyorsa yada ulaşamıyorsa, topun yuvarlanmasının zaman alabileceğini unutmayın. Pozitif olun ve işler gelene kadar web siteniz, serbest çalışma siteleriniz ve sosyal medya aracılığıyla kendinizi tanıtmaya devam edin.