Evden çalışmak için 15 öneri
Son 4 yıldır evden çalışıyorum ve 2020’de ofis içi ve evden çalışan işyerleri arasındaki geçişi izlemek çok ilginçti. Özel bir araştırma firması tarafından yapılan bir anket, işverenlerin %55’inin evden çalışmanın uzun vadeli, kalıcı bir sistem olacağını belirtiyor.
Kendi uzun vadeli evde çalışma düzenlemem sayesinde, iki çocuk ve meşgul bir evle birlikte, benim için işe yarayan bir üretkenlik stratejisini mükemmelleştirmek için bolca zamanım oldu. Evden çalışmaya hazırlanmak için zaman ayırırsanız ve profesyonellik ve üretkenliğe elverişli bir atmosfer yaratırsanız, başarılı bir kariyer inşa etmenin mümkün olandan daha fazla olduğunu öğrendim.
Üretkenliği Artırmak İçin Evden Çalışmanın İpuçları
Çocukları, sosyal ağlara anında erişimi ve sınırsız sayıda diğer dikkat dağıtıcı unsurları içeren bir çalışma alanında görevde kalmak zor olabilir. İşte dikkat dağıtıcı unsurlardan uzak durmanın ve evden çalışırken üretkenliğinizi artırmanın yolları.
1. Kendinize Özel Ofis Alanı Oluşturun
Yoğun bir evde, çocukların ödevlerini masanıza yığmasına veya bilgisayarınızda oynamasına izin vermek çok kolay olabilir, ancak profesyonel bir ofis çalışma ortamı yaratmaz. Eviniz yalnızca iş için ayrılmış bir odayı alacak kadar büyükse, şanslı olanlardan birisiniz. Değilse, bilgisayarınızı kullanabileceğiniz, telefonla konuşabileceğiniz ve önemli belgeleri saklayabileceğiniz bir alan oluşturun.
Yaklaşımınız ne olursa olsun, önemli olan iş hayatınızı ve kişisel yaşamınızı ayrı tutmaktır. Çalışacak başka bir yeriniz yoksa, yatak odanızı ve çalışma alanınızı ayrı tutun, böylece gündüz yatağınıza çekilmez veya gece dizüstü bilgisayarınız sizi cezbetmemiş olur. Evde yalnız olsanız bile, özel bir ofis alanınız olması mantıklıdır. Böylece işinize rahatlıkla odaklanabilirsiniz.
2. Ofis Gereçleriniz Eksiksiz Olsun
Evde ki çalışma alanınızın profesyonel bir ofisten bekleyebileceğiniz tüm donanımlara sahip olması önemlidir. Elbette bu durum, her insanın gerekli gördükleri zevk ve mesleğe göre değişir. Bazı ofis gereçleri şunları içerir:
- Güvenilir, özel bir bilgisayar
- Kaliteli bir İnternet bağlantısı
- Sabit hatlı bir iş telefonu veya yalnızca iş amaçlı bir cep telefonu
- Bir dosyalama sistemi
- Genel ofis malzemeleri
- İyi bir yazıcı
- Ofis koltuğu dahil konforlu home ofis mobilyaları
Eski bir bilgisayarla uğraşmak veya fotokopi çektirmek için dışarı çıkmak size zaman ve üretkenliğe mal olabilir. Serbest meslek sahibiyseniz, home ofisiniz için satın aldığınız herhangi bir ürünü o yılın vergilerinden düşebilirsiniz.
Günlük envanter alın ve başlamadan önce ihtiyacınız olan her şeye sahip olduğunuzdan emin olun. Bu şekilde, bir dizüstü bilgisayar şarj cihazını aramak için iş akışınızı kesintiye uğratmazsınız veya yazıcı kağıdı bulmak için uğraşmazsınız.
3. Önceliklerinizi Belirleyin
Ofiste önceliklerin belirlenmesi önemlidir ve bu evden çalışırken çok daha önemlidir. Sizi izleyen bir müdürünüz yada patronunuz veya meslektaşlarınız olmadan fikirlerinizi dışarı vurabilirsiniz, yapılacaklar listenizi sıraya koymak size kalmıştır. Yolda kalmanıza ve bunalmış hissetmekten kaçınmanıza yardımcı olabilir.
Belirli bir iş gününde yapılması gerekenleri hızlıca not alın, ardından her öğeyi öncelik sırasına göre numaralandırın. Gün bittiğinde, hiçbir şeyin yarım kalmamasını sağlamak için, yetiştiremediğiniz yada yapamadığınız herhangi bir şeyi hemen ertesi günün listesine aktarın.
Kendinizi takip etmek için uygulamaları ve araçları da kullanabilirsiniz. Listeleri oluşturmak ve öncelik sırasına koymak ve ayrıca çevrimiçi notlar almak için internet üzerinden uygulamalar da kullanabilirsiniz. Yapılacaklar listenizi akıllı telefonunuzla yönetmeyi tercih ediyorsanız, listeleri yazmak yerine sesli olarak oluşturmanıza izin vermek için Alexa, Google Assistant ve Siri ile de çalışan Remember the Milk’i deneyebilirsiniz. Bu tür uygulamalar ve araçlar yapılacaklar listenizi bir gün önceden planlamanıza yardımcı olur.
4. Ailenizi Dahil Edin
Evde çalışmak için herkesin işbirliğine ihtiyacımız var. Bir aile toplantısı düzenleyin ve çocuklarınıza çalışma saatleri içinde odaklanmanız gerektiğini açıklayın. Eşinizle programınız hakkında konuşun ve eğer ikiniz de evden çalışıyorsanız çocuk görevini değiştirin, böylece her ikinizin de odaklanmak için ayrılmış zamanı olur.
Tanıdığım bir aile “trafik ışığı sistemini” kullanıyor. Evde çalışan ebeveyn, o gün olanlara göre ofis kapısına kırmızı, sarı veya yeşil bir daire koyar. Yeşil hemen gelmek, sarı önce sormak, kırmızı ise rahatsız etmemek demektir. Üretkenliği görsel ve anlaşılması kolay bir şekilde çocuklar için bir tür oyun haline getirir.
Çocuğunuz olmasa bile, sessiz bir çalışma ortamı ihtiyacınızı sevgilinize iletmeniz gerekebilir. Eşiniz veya sevgiliniz daha geleneksel bir ortamda çalışıyorsa, bir home ofisi fikri onlar için sıradan görünebilir ve konsantre olmaya çalışırken gürültü ve rahatsızlıklara neden olabilir. Çalışma alanınız için ofisinize gelmeden önce kapı çalmak veya belirli saatler arasındaki sessiz zaman ihtiyacına saygı duymak gibi temel kurallar belirleyin.
5. İşinize Odaklanın
E-postanızı kontrol etmek, özellikle iş arkadaşlarınızın en sevdiği iletişim yöntemiyse, bu bir gerekliliktir. Ancak, sürekli olarak bu e-posta sekmesine tıklamak kendi projelerinizi engelleyebilir ve iş akışını bozabilir.
Bunun yerine, e-postanızı kapatın, tüm telefon bildirimlerini kapatın ve yalnızca gün boyunca belirli zamanlarda mesajlarınızı ve sosyal ağlarınızı kontrol edin. Her 30 dakikada bir kontrol etseniz bile, yine de sağlam, kesintisiz çalışma süresi kazanacaksınız. Çalışmanız gerektiğinde en sevdiğiniz web sitelerini ziyaret etmeye yatkınsanız, belirli saatler arasında zamanınızı çalan siteleri “yasaklamanıza” izin veren bir uzantı olan LeechBlock’u kullanmayı deneyin.
6. Özel Bir Tarayıcı Kullanın
Bilgisayarımda iki farklı tarayıcı var: biri iş için, diğeri gündelik gezinme için. Sıradan sörf tarayıcısı, açık sekmelerden yer imlerine, e-posta bildirimlerine ve mesajlaşmaya kadar dikkat dağıtıcı unsurlarla doludur. Boş zamanım olduğunda, favori sitelerimi hızlı bir şekilde kontrol edebilmek ve başkalarıyla bağlantı kurabilmek için sörf tarayıcımı kullanıyorum.
Aksine, iş tarayıcım neredeyse tamamen daha sade. Yalnızca işle ilgili yer imlerini tutuyorum ve üretken kalmama yardımcı olan uygulamalar ve uzantılarla donatıyorum. Sonuç, komik videolar veya sosyal ağ beslemeleri ile dikkatiniz dağılmadan İnternet’e erişebiliyorum.
7. Organize Olun
Evden çalışırken, işiniz aslında daha stresli hale gelebilir. Birdenbire, ev ve iş hayatı arasında kavga ediyorsunuz ve sıkışık bir program iş akışınızı bozabilir. Bu, home ofisinizi optimize etmek ve düzenlemek için elinizden gelen her şeyi yapmanız gerektiği anlamına gelir.
Masanıza hiç oturmadan organize olmak sizi gün boyu daha az stresli ve daha üretken hale getirebilir. Düzenli kalmak için en sevdiğim uygulamalardan biri Evernote. Fikirleri, notları, resimleri ve hatırlatıcıları tek bir yerde tutmanıza olanak tanır, bu da onu çalışma alanınızdan uzaktayken o “hatırlatma” anı için mükemmel bir araç.
8. Ofis Saatlerini Ayarlayın
Bilgisayarınız sadece birkaç adım uzaktayken ev hayatınızı iş hayatınızdan net bir şekilde ayırmak her zaman kolay değildir. İş-yaşam dengesini sağlamanın en iyi yolu bir çalışma programı oluşturmaktır. Mesai saatleri dışında işinizi tamamen görmezden gelmek imkansız olsa da (özellikle de serbest meslek sahibi olarak çalışıyorsanız ve kesin teslim tarihleriniz varsa) her zaman öncelik verebilirsiniz. Örneğin, çalışma saatlerinin sabah 9 ile akşam 5 arasında olması gibi bir kural belirleyin ve bu zaman dilimi dışında yalnızca acil e-postaları yanıtlayın.
İşiniz çalışma saatlerinizi takip etmenizi gerektiriyorsa, Toggl gibi bir uygulama çok yardımcı olabilir. Çalıştığınız zamanı not eder ve yöneticilerinize güncellemeler ve zaman çizelgeleri göndermenize olanak tanır. Ve saatlerinizi hesaplamanız gerekmese bile, bir projede ne kadar zaman harcadığınızı ve Web’de ne kadar zaman harcadığınızı size bildirerek üretkenliğinizi artırabilir.
Sadece çalışma programınızı planlarken, molalar ve yemekler için de plan yapmanız gerektiğini unutmayın. Akıl sağlığınızı korumanın ayrılmaz bir parçasıdır. Sabah molası, öğlen yemeği ve öğleden sonra molası (sadece dinlenip en sevdiğiniz web sitelerini ziyaret etmek için olsa bile) odaklanmanıza ve çalışmanız gerektiğinde dikkatinizin dağılmasını önlemenize yardımcı olabilir.
9. Yemeklerinizi Mutfakta Yiyin
Evde çalışırken masanızda yemek yemek zahmetsiz görünebilir, ancak bilgisayarımın başında bir şeyler atıştırırsam, yemek yeme eyleminden kısa süre sonra dikkatimin dağıldığını görüyorum. Bir elim ağzıma yiyecek taşırken çalışmam neredeyse imkansız olduğundan, genellikle bunu çalışmayı bırakıp internette gezinmek için bir bahane olarak kullanıyorum.
En iyi düzen, home ofisinizi yemek yenmeyen bir bölge haline getirmektir. Hızlıca yudumlamak için bir su şişesi veya bir fincan kahve hazır bulundurun, ana yemeğinizi mutfak veya yemek odasında yiyin. Bu şekilde hak ettiğiniz bir mola verirsiniz, masanıza geri döndüğünüzde işe koyulmaya hazırsınız demektir. Yemek yedikten sonra hızlıca toparlanmayı unutmayın, böylece bulaşık dolu bir lavaboda dikkatinizi dağıtmazsınız.
10. Kulaklıklara Yatırım Yapın
Dikkatiniz kolayca dağılırsa, iyi bir çift gürültü önleyici kulaklık, yaptığınız en iyi satın alımlardan biri olabilir. Konsantrasyonunuzu bozabilecek tüm evdeki sesleri düşünün. Çalan bir telefon, yüksek sesli bir TV, oynayan çocuklar, kapı zili ve hatta düzenli sohbetler bile düşünce treninizi kaybetmenize veya hayal kırıklığına uğramanıza neden olabilir. Ayrıca, çalışırken tüm gürültünün kesilmesini beklemek mümkün (veya adil) olmadığından, gürültü önleyici kulaklıklar bir sonraki en iyi şeydir.
Gürültü önleyici kulaklıklar, normal ev seslerinin boğulmasına yardımcı olan bir frekans yayar ve özellikle müzikle eşleştirildiğinde etkilidirler. Benzer şekilde, iOS veya Android için White Noise Lite uygulaması da bir cankurtaran olabilir. Çalışırken işe daha iyi odaklanmak için okyanus sesleri iyi gelecektir.
Kulaklıklar aynı zamanda aileniz için harika bir uyarı görevi görür, eğer açıksa, bu, çalıştığınız ve rahatsız edilmemeniz gerektiği anlamına gelir.
11. Bulut Tabanlı Dosya Paylaşımı Kullanın
Uzaktan çalışmak, eviniz ile şirketinizin veya müşterilerinizin ofisleri arasında sürekli dosya paylaşımı anlamına gelebilir. İleri ve geri e-posta göndermek mümkün olsa da, özellikle kopyaları düzenli olarak güncelliyorsanız, dosya ekleri karışıklığa yol açabilir.
Mükemmel bir çözüm, Dropbox, Google Drive veya Trello gibi bulut tabanlı bir dosya paylaşım hizmetidir. Gerçek zamanlı güncelleme özelliği ile dosya paylaşımı, güncel olmayan belgelerle çalışma sorununu neredeyse tamamen ortadan kaldırır. İş arkadaşlarınızın, patronunuzun veya müşterilerinizin erişimine izin vererek kafa karışıklığını azaltmak için geçmiş dosyaları bile geçersiz kılabilirsiniz. Ayrıca, gelen kutunuzda önemli yer kaplayan büyük dosyalardan uzak durmanızı sağlar.
12. Kusursuz Bir Takvim Tutun
Tüm gün evde olmak, çocukları randevulara götürmek veya öğle yemeğinizi telefonda geçirmek gibi tonlarca çoklu görev anlamına gelebilir. İyi bakımlı bir takvim, aşırı programlamayı ve çift rezervasyonu önlemenize yardımcı olur. İster bir kağıt planlayıcısı, ister telefonunuzun takvimi veya günlerinizin üstesinden gelmenize yardımcı olacak bir uygulama olsun, sizin için uygun olanı kullanın.
Ek olarak, fiziksel bir ofiste birlikte çalışmadığınız zamanlarda meslektaşlarınız ve müşterilerinizle senkronize olmaya çalışmak zor olabilir. Paylaşılan bir Google takvimi ile toplantılar ayarlayın ve check-in yaparak herkes için uygun bir zaman aralığı seçebilirsiniz. Gerektiğinde otomatik olarak takvime eklenen davetiyeler ve onaylar da gönderebilirsiniz.
13. Yardım İsteyin
Bunu tek başına yapmak zorunda değilsin. Çocuklarınız için bir çocuk bakıcısı tutabilir veya sorumluluklarınızın kapsamını küçültmek ve odaklanmanıza izin vermek için hizmetçi tutmayı veya hatta bir komşu veya arkadaşla görevler yapmayı düşünebilirsiniz. Bütçede varsa, biraz destek istemek, hepsini dengeleme baskısını azaltır. Diğer sorumluluklarınızın yerine getirildiğini bildiğinizde, üretken olmak daha kolay olur.
İster çocuğunuz olsun ister tek başınıza olun, evden çalışmak, yapmanız gereken tüm işleri sürekli olarak size hatırlatarak geleneksel ofis işlerine bir stres katmanı ekler. Geride kaldığınızı düşünüyorsanız, eşinizden veya daha büyük çocuklarınızdan sizi en çok rahatsız eden sorumlulukları üstlenmelerini isteyin. Lavabodaki kirli bulaşıklara veya yapmanız gereken işlere odaklanmak yerine %100 işe odaklanırsanız daha üretken olabilirsiniz.
14. Dışarı Çıkın ve Sosyalleşin
Ofis koltuğunuza pratik olarak yapışmak çok kolaydır, özellikle mutfağınızın ve yatağınızın yakınında uygun bir şekilde yerleştirildiğinde (sonuçta başka neye ihtiyacınız var?). Ancak evde çalışıyorsanız, evden çıkıp düzenli olarak sosyalleşmek için çaba sarf etmeniz önemlidir. İş arkadaşlarınızla haftalık Zoom araması kadar basit bir şey bile kendinizi daha bağlı hissetmenizi sağlayabilir.
Evden çıkıp başkalarıyla bağlantı kuramayacak kadar meşgul olduğunuzu düşünüyorsanız, bunu işin bir parçası olarak ve masanızdan uzakta bir randevu olarak düşünün. Biraz temiz hava almak ve komşularınıza el sallamak için parka gidiyor olsanız bile, ara verebildiğiniz, dışarı çıkabildiğiniz ve gün boyunca insanlarla konuşabildiğiniz zaman kendinizi çok daha fazla insan hissedeceksiniz.
15. Ultradian Döngünüze Girin
Muhtemelen sirkadiyen döngünüzü duymuşsunuzdur (uyku ve uyanma döngülerinizi yöneten bir model). Ancak daha az bilinen ultradyan döngü, dinlenme ve aktivite döngülerinizi yöneterek üretkenliğin kilidini açmanın anahtarı olabilir. Temel olarak, çoğu insanın beyni en yüksek üretkenliği yaklaşık 90 dakika idare edebilir ve bunun ardından daha az yoğun bir görev için 20 dakikalık bir molaya ihtiyaç duyar. Bu model sizin ultradyan döngünüzdür.
Beyninize biraz aksama süresi vermeden kendinizi aşırı üretken olmaya zorlamak tükenmişliğe neden olur çünkü insanlar tek seferde uzun süreler için odaklanmaya programlanmamıştır. Beş dakikalık aralarla 25 dakikalık çalışma blokları kullanan Pomodoro Tekniği ile aynı fikirdir .
Açıkçası, herkes farklıdır, bu yüzden bir zamanlayıcı ayarlayarak ve tükenmiş hissetmeye başlamadan önce bir göreve ne kadar süre odaklanabileceğinizi görerek odaklanmanızı test etmeyi deneyin. Daha sonra, gün boyunca “beyin molaları” ekleyerek bu zaman bloklarını sonuna kadar kullanabilirsiniz. Köpeğinizi gezdirin, sosyal medyada gezinin, bir şeyler atıştırın veya işiniz bittiğinde daha odaklı ve üretken olacağınızı bilerek haberleri okuyun.
Son Sözümüz
Tüm her şeye rağmen evden çalışmanın, evde iş yapmanın avantajları olduğu kadar dezavantajları da vardır. Tüm olasılıklara hazırlıklı değilseniz bu sistemde çalışmak zor olabilir. Tüm bu aşamaları kontrol ve test ederek, sizi yolda ve görevde tutmaya gerçekten neyin yardımcı olduğunu görerek, evdeki bir işi, hem profesyonel hem de kişisel dünyaların en iyisini sunan uygulanabilir bir kariyere dönüştürebilirsiniz.
